Styles, sommaire et numéros de page : le document long qui se range tout seul

Ton dossier de douze pages est prêt. La veille de le rendre, tu ajoutes une page au milieu… et ton sommaire, tapé à la main, devient faux : tous les numéros sont décalés. Tu les corriges, tu déplaces une partie : tout est à refaire ! Un traitement de texte (LibreOffice Writer, Word, Google Docs) peut faire ce travail à ta place, à condition de savoir quelles lignes sont des titres, et de quel niveau.

1. Les styles de titres : donner un rôle à chaque ligne

Mettre une ligne en gras et en grand change son apparence : pour le logiciel, elle reste du texte. Lui appliquer un style de titre lui donne un rôle : « ceci est le titre d'une partie ».

Les styles forment une hiérarchie :

• Titre 1 : les grandes parties ;
• Titre 2 : les sous-parties d'une partie ;
• Titre 3 : les subdivisions d'une sous-partie ;
• Corps de texte (« Normal » dans Word, « Texte normal » dans Google Docs) : les paragraphes ordinaires.

Place le curseur dans la ligne, puis choisis le style : liste des styles à gauche de la barre de mise en forme (Writer), galerie Styles de l'onglet Accueil (Word), liste « Texte normal » de la barre d'outils (Google Docs).

Deux règles : on ne saute pas de niveau (un Titre 3 se range sous un Titre 2), et on n'oublie aucun titre, sinon il manquera au sommaire. Atout : pour changer l'allure de tous les Titre 2, fais un clic droit sur ce style dans la galerie Styles de Word, puis Modifier ; dans Writer, clic droit sur ce style dans le panneau Styles (touche F11, Windows et Linux), puis Éditer le style. Tous changent ensemble.

Exemple travaillé : le dossier « Les énergies renouvelables ».

Ligne du dossier	Style
Le soleil	Titre 1
Les panneaux photovoltaïques	Titre 2
Le vent	Titre 1
Les éoliennes en mer	Titre 2
L'eau	Titre 1
Les barrages	Titre 2

Trois Titre 1, trois Titre 2 : le plan saute aux yeux.

2. Le sommaire automatique

Avec les styles, le logiciel fabrique le sommaire, ou table des matières : chaque titre, son numéro de page, et un décalage selon son niveau.

• Writer : menu Insertion, Table des matières et index, puis Table des matières, index ou bibliographie.
• Word : onglet Références, puis Table des matières.
• Google Docs : menu Insertion, puis Table des matières.

Après une modification, mets à jour le sommaire : clic droit sur le sommaire, puis « Mettre à jour l'index » dans Writer ; bouton « Mettre à jour la table » dans Word ; icône d'actualisation dans Google Docs.

Exemple travaillé. Le sommaire indique « Le vent », page 5. Tu ajoutes une page de photos dans « Le soleil » : « Le vent » commence désormais page 6. Une mise à jour, et le sommaire affiche 6 ; tous les numéros suivants sont corrigés d'un coup.

3. La pagination et les sauts de page

La pagination est la numérotation des pages. On ne tape jamais les numéros : on insère un champ « numéro de page », calculé par le logiciel, en général dans le pied de page, la zone répétée en bas de chaque page.

• Word : onglet Insertion, puis Numéro de page.
• Google Docs : menu Insertion, puis Numéros de page.
• Writer : active le pied de page (Insertion, En-tête et pied de page), clique dedans, puis Insertion, Champ, Numéro de page.

La couverture ne porte en général pas de numéro : dans Word et Google Docs, coche l'option « Première page différente » du pied de page ; dans Writer, donne à la couverture le style de page « Première page » (panneau Styles, rubrique des styles de page).

Pour commencer une partie en haut d'une page, n'empile pas des lignes vides, qui se décalent au moindre ajout : insère un saut de page avec Ctrl + Entrée (Windows et Linux).

À retenir

• Un style de titre donne un rôle : Titre 1 pour une partie, Titre 2 pour une sous-partie ; le gras seul ne suffit pas.
• Le sommaire automatique se construit à partir des styles et se met à jour en un clic.
• La pagination est un champ placé dans le pied de page, jamais tapé à la main.
• Pour changer de page : Ctrl + Entrée, jamais une pile de lignes vides.

★ Pour aller plus loin

En typographie française, « sommaire » et « table des matières » ne sont pas tout à fait synonymes : le sommaire, placé au début, présente les grandes parties ; la table des matières, souvent placée à la fin, détaille tous les titres. Les logiciels, eux, mélangent les deux.

Les styles servent aussi aux personnes aveugles : leur lecteur d'écran, qui lit le texte à voix haute, permet de sauter de titre en titre, à condition que les titres soient de vrais styles. Et dans une page web, les balises h1, h2 et h3 du langage HTML jouent le rôle de Titre 1, 2 et 3.

Sources pour creuser

• Aurel Ramat, Le Ramat de la typographie : le guide de référence des règles typographiques.
• Lexique des règles typographiques en usage à l'Imprimerie nationale (Imprimerie nationale).
• L'aide de LibreOffice (touche F1), support.microsoft.com et support.google.com/docs.
• Vidéos : sur YouTube, cherche « table des matières automatique Writer » ou « numéros de page Google Docs » ; votreassistante.net propose des tutoriels Word écrits et en vidéo.
• lumni.fr ; pix.fr (compétence « Développer des documents textuels »).